Izglītības iestādes vadītājs ir atbildīgs par savlaicīgu un normatīvo aktu prasībām atbilstošas formas izglītības dokumentu veidlapu pasūtīšanu un iepirkšanu, lai nerastos problēmas izglītības dokumentu izsniegšanā skolu beidzējiem.
Valsts atzītus profesionālās izglītības dokumentus drīkst izsniegt tikai par licencētas izglītības programmas apguvi. Profesionālās izglītības dokumenti ir stingrās uzskaites dokumenti. Līdz ar to ir jānodrošina stingra uzraudzība šo dokumentu veidlapu izgatavošanā, uzglabāšanā un izsniegšanā.
Pamatojoties uz atklātā konkursa rezultātu un noslēgto Vispārīgo vienošanos “Par profesionālās izglītības dokumentu veidlapu izgatavošanu, izsniegšanu, glabāšanu un anulēšanu” SIA "LS Dizains", turpmāk izgatavos profesionālās izglītības dokumentu veidlapas.
Akreditētas izglītības iestādes (t.sk. profesionālās tālākizglītības centri), kuras īsteno licencētas profesionālās izglītības programmas, drīkst izsniegt izglītojamajiem tikai normatīvo aktu prasībām atbilstošus izglītības dokumentus. Līdz ar to izglītības iestādēm ir jāiegādājas normatīvo aktu prasībām atbilstošas dokumentu veidlapas.
Turpmāk izglītības iestādes var lietot tikai jaunās formas profesionālās izglītības dokumentu (apliecība par profesionālo pamatizglītību, atestāts par arodizglītību, diploms par profesionālo vidējo izglītību, apliecības par profesionālās pilnveides izglītības apguvi un apliecības par profesionālās ievirzes izglītības apguvi, profesionālās kvalifikācijas apliecības un apliecības par profesionālās kvalifikācijas daļas apguvi).
Līdz kārtējā gada 1.decembrim izglītības iestādēm atbilstoši grafikam (pievienots pielikumā) ir jāiesniedz Izglītības un zinātnes ministrijā (turpmāk – ministrija) uz zemāk norādītajām e-pastu adresēm atbildīgajiem ministrijas darbiniekiem saskaņošanai Iesniegumu veidlapu izgatavotājam profesionālās izglītības dokumentu veidlapu izgatavošanai (turpmāk – Iesniegums), kas parakstīts ar elektronisko parakstu.
Elektroniskā sagataves Profesionālās kvalifikācijas apliecībām izsniedz ministrija, tāpēc e-pastā veidlapas@izm.gov.lv jāiesniedz atsevišķs Iesniegums tikai par minētajiem dokumentiem.
Vēršam uzmanību, ka profesionālās kvalifikācijas apliecības neatņemama sastāvdaļa ir sekmju izraksts, tāpēc abi dokumenti jāparaksta ar vienu elektronisko parakstu.
Profesionālās kvalifikācijas apliecība elektroniskā dokumenta formā obligāti jāievieto VIIS pie atbilstošā izglītojamā (augšuplādē elektroniski parakstīto failu).
Ja gada laikā ir radusies neplānota nepieciešamība pēc papildu veidlapām (jaunas programmas bezdarbnieku apmācībā, jauni kursi u.c.), Iesniegumu ministrija šādu izņēmumu gadījumā saskaņo arī pēc kārtējā gada decembra.
Atbilstoši 2023. gada 7. februāra Ministru kabineta noteikumu Nr. 52 Valsts atzītu profesionālo izglītību un profesionālo kvalifikāciju apliecinošu dokumentu, moduļa apliecību un profesionālās izglītības programmas daļas apguvi apliecinošu dokumentu noteikumi” 32. punktā noteiktajam Komersants pēc iesnieguma saņemšanas nodrošina pieprasīto valsts atzītu dokumentu veidlapu un sekmju izraksta veidlapu izgatavošanu un izsniedz tās ne vēlāk kā:
32.1. četru mēnešu laikā – valsts atzītu profesionālo izglītību un profesionālās ievirzes izglītību apliecinošu dokumentu veidlapas un sekmju izraksta veidlapas;
32.2. mēneša laikā – valsts atzītu profesionālās pilnveides izglītību un profesionālās kvalifikācijas daļas apguvi apliecinošu dokumentu veidlapas un sekmju izraksta veidlapas.